Los 4 problemas que tu equipo de prensa debería estar ahorrándose La gestión de medios necesaria en la era digital-tecnológica

El periodismo digital y la difusión de contenidos online son los principales elementos que conforman la web 3.0.

Al no contar con herramientas que les permitanmonitorear los medios en tiempo real, los equipos de trabajo se encuentran propensos a perder la inmediatez de la noticia en un entorno donde todo está a la distancia de un clic. No es suficiente contar con Google Alerts y servicios de Clipping tradicionales. En el mundo 3.0, necesitamos estar un paso adelante sin pretextos.

Los Dircoms y equipos de prensa de organismos e instituciones pertenecientes al sector público, empresas y otro tipo de organizaciones privadas, hoy se encuentran en la encrucijada entre el clipping tradicional y las nuevas necesidades de la industria para la gestión de medios.

Es necesario tomar en cuenta problemas que damos por sentados en la actividad de la Prensa y Relaciones Públicas y comenzar a ir a por ello planteando nuevas formas y exigiendo más a los proveedores de servicios relacionados a la industria.

4 problemas que tu equipo de prensa debería ahorrarse
1. Estar desactualizado

Un equipo de prensa que renueve la información de actualidad una vez al día, está lejos de acercarse a los paradigmas de inmediatez que exige Internet.

Las redes, motores de búsqueda y portales de noticias locales; son buenas fuentes para monitorear los hechos noticiosos. Sin embargo, realizar estas búsquedas toma tiempo y el periodista o redactor de prensa tendrá que invertir mayor parte de su jornada filtrando información.

Para obtener un mayor alcance online tenemos que enfocarnos en ser los primeros que buscan la noticia, incluso antes de que el contenido se vuelva viral.

Contar con un feed de noticias en tiempo real, no solo permite al equipo ahorrar tiempo en búsquedas, sino que también los  canales de monitoreo podrán ser preestablecidos, ofreciendo notoriedad a la información de mayor relevancia para el público.

2. No contar con informes o datos agrupados

La reusabilidad de la información y su fácil almacenamiento han permitido que la recopilación de datos y cifras sea un trabajo simple y automático.

No contar con informes o datos agrupados, es otro problema que retrasa la cadena de trabajo, y ralentiza las investigaciones previas que todo analista de prensa debe realizar.

Herramientas que trabajan de manera automatizada alimentando estas cifras, y la descarga automática de informes; son los principales atributos de utilizar plataformas especializadas que procesan y organizan la información que necesitamos extraer.

Medir la cantidad de menciones, exposición y competencia en real time, también puede realizarse con instrumentos automáticos que reducen el trabajo de prensa y cuyos resultados guíen al equipo a producir contenido que genere mayor impacto.

3. Carecer de contenido multimedia

Dos de las características más resaltantes del periodismo digital son su hipertextualidad y dimensión multimedia.

Ambos permiten que la noticia vaya más allá del texto, y que la inclusión de imágenes, audios, videos y otras fuentes, sean el acompañamiento ideal para las audiencias nativas de la era digital que optan por lo visual.

No contar con el archivo multimedia de forma oportuna, o tener que realizar una búsqueda en físico del material a incluir  en la nota: es el tercer problema que presentan los medios al intentar adaptarse a la digitalización de la información.

Las plataformas de gestión de medios, crean una interfaz que permite visualizar de manera inmediata el contenido transmitido y facilitan el poder compartirlo en redes sociales.

Contenido registrado en radio, televisión y canales digitales es almacenado en tiempo real, permitiendo su acceso y publicación de inmediato.

4. No poseer dispositivos siempre conectados

Mejorar los procesos de comunicación interna es la mejor forma de transmitir información cada vez más rápida y completa entre un equipo de prensa multidisciplinario.

No poseer dispositivos que se encuentren conectados con el feed de noticias que nutre al equipo , es otro de los errores que genera diversos problemas en la comunicación interna y externa.

Las herramientas digitales de monitoreo de medios nos alertan a través de aplicaciones móviles todas las novedades e información relevante relacionada con el hecho noticioso al que estamos dando seguimiento.

Las alertas por e-mail y reportes automáticos, son otras de las funciones que podemos sumar a nuestros dispositivos portátiles para estar siempre al tanto, independientemente de la hora y el día. Después de todo, el trabajo del equipo de prensa es estar alerta 24/7.

Es momento de que Dircoms y voceros de prensa comiencen a agilizar su trabajo y tomar en cuenta aspectos del día a día que podrían optimizarse, no sólo exigiendo más a sus proveedores de clipping y otros servicios sino reorganizando sus equipos para optimizar procesos.

Los reportes y estadísticas, por ejemplo, son realizados por capital humano que en la era en la que vivimos podrían realizarse sin problemas de forma automática gracias a la tecnología. Esto no significaría bajo ningún concepto reemplazar a los trabajadores de prensa, sino liberarlos de trabajo operativo para poder concentrar el conocimiento y expertise en trabajo estratégico.